Nếu bạn là một công chứng viên, việc ưu tiên hàng đầu là giữ con dấu an toàn và bảo mật. Nếu bị mất hoặc bị đánh cắp, ai đó có thể sử dụng nó để lừa đảo và bạn có thể phải chịu trách nhiệm về sự sơ suất của mình. Vì vậy, chúng tôi đưa ra 9 cách để giúp bạn bảo vệ con dấu công chứng của mình.
Tổng Hợp 09 Cách Bảo Vệ Con Dấu Công Chứng
1- Đính thông tin của bạn lên con dấu
Việc này giúp đảm bảo rằng con dấu công chứng sẽ được trả lại nếu bạn quên con dấu tại nơi công chứng hoặc lỡ rơi ra khỏi túi. Một tấm thẻ ghi tên và số điện thoại sẽ giúp mọi người dễ dàng tìm thấy và trả lại con dấu cho bạn. Trên thực tế, chúng tôi khuyên bạn nên đính thông tin lên sổ tay và các công cụ công chứng khác. Điều này chỉ thêm một lớp bảo mật bổ sung cho các vật tư và đồ đạc công chứng. Có thể xem đây là một trong những cách hiệu quả nhất để bảo vệ con dấu công chứng.
2- Không giao trách nhiệm công chứng cho người khác
Bạn không nên để nhân viên, đồng nghiệp, bạn bè hoặc thành viên trong gia đình mượn con dấu công chứng để công chứng tài liệu thay bạn. Bởi đây là hành động bất hợp pháp và trái đạo đức. Là một công chức, bạn phải chịu trách nhiệm về mọi hành vi công chứng mang tên, chữ ký và con dấu của chính mình. Nói cách khác, bạn là người chính thức và duy nhất được giao nhiệm vụ công chứng. Việc không giao trách nhiệm công chứng vừa là cách để bảo vệ con dấu công chứng vừa là cách để bạn tránh khỏi những vấn đề liên quan tới trách nhiệm pháp lý.
3- Đừng bao giờ bỏ quên con dấu công chứng
Hãy giữ con con dấu luôn bên bạn mọi lúc mọi nơi và đừng tùy tiện để con dấu ở bất kỳ đâu ngay cả khi đang thực hiện nhiệm vụ công chứng. Nếu có việc gấp thì hãy mang theo con dấu và sổ tay công chứng bên mình hoặc khóa chúng trong hộp hoặc ngăn kéo có khóa. Sơ suất vài giây có thể gây ra những hậu quả nghiêm trọng. Nếu là một công chứng viên hay di chuyển, hãy cất con dấu ở nơi chỉ mình bạn biết trong xe.
4- Lưu trữ con dấu công chứng ở một vị trí an toàn
một biện pháp hết sức quan trọng để bạn bảo vệ con dấu công chứng của mình là cất con dấu ở một nơi an toàn như một ngăn kéo có khóa hoặc két sắt. Chỉ cần đảm bảo không để quên hoặc cho bất kỳ ai biết về chìa khóa hay mật mã két sắt là được. Mỗi nơi sẽ có những quy định khác nhau về việc lưu trữ các con dấu và công cụ công chứng. Hãy luôn tuân theo luật nơi bạn làm việc.
5- Hủy con dấu khi hết nhiệm vụ công chứng
Nếu bạn quyết định từ chức hoặc không gia hạn hợp đồng làm việc công chứng nữa thì bạn phải hủy con dấu để giữ an toàn và bảo mật trong thời gian thực hiện nhiệm vụ công chứng. Khi con dấu dù đã hết hạn sử dụng, kẻ xấu vẫn có thể lợi dụng để lừa đảo. Ngay cả khi bạn quyết định gia hạn hợp đồng làm việc công chứng, hãy tuân theo quy định nơi làm việc để xử lý con dấu hết hạn.
6- Không bao giờ để lại con dấu công chứng cho người sử dụng lao động
Con dấu công chứng là tài sản duy nhất của công chứng viên. Người sử dụng lao động không có quyền giữ lại con dấu, sổ tay và hoặc tiền hoa hồng của nhân viên. Nếu họ không chịu giao nộp chúng thì công chứng viên nên báo cáo việc này với cơ quan có thẩm quyền và gửi một bản sao quy định pháp luật về công chứng cho họ.
7- Báo cáo ngay nếu con dấu công chứng bị mất
Hãy liên hệ với văn phòng chứng của bạn ngay lập tức khi làm mất con dấu công chứng của mình. Mô tả bạn làm mất nó như thế nào và mọi thông tin liên quan. Bạn cũng nên trình báo cảnh sát về thời gian và địa điểm mà cho rằng mình đã đánh mất con dấu và khi nào nhiệm vụ công chứng hết thời hạn. Khi hoàn thành báo cáo tới cảnh sát, hãy gửi một bản sao khác cho người quản lý công chứng của bạn.
8- Đặt hàng một con dấu mới
Tùy thuộc vào quy định pháp luật nơi bạn sống về việc thay thế một con dấu công chứng mới. Nếu không có bất kỳ quy định nào liên quan đến việc mất dấu công chứng, chúng tôi khuyên bạn nên đặt hàng một con dấu công chứng mới với một chút thay đổi so với ban đầu. Không cần thay đổi quá nhiều, nhưng đủ để phân biệt con dấu mới với cũ và có thể sử dụng màu mực mới. Ngoài ra, hãy ghi chú vào sổ tay công chứng cho biết ngày bạn bắt đầu sử dụng con dấu mới.
9- Chính sách bảo hiểm cho những sai sót trong công chứng
Những chính sách bảo hiểm công chứng ít chi phí này là biện pháp đề phòng đầu tiên. Xin lưu ý, chính sách bảo hiểm dành cho những sai sót trong công chứng chỉ bao gồm những sai sót không cố ý của công chứng viên.
Kết Luận
Trên đây là 09 cách bảo vệ con dấu công chứng và giúp bạn giảm thiểu trách nhiệm pháp lý không đáng có, giữ cho con dấu công chứng được an toàn và bảo mật. Dịch Vụ Công Chứng CVN đang có chương trình tuyển dụng công chứng viên trên toàn quốc nên nếu bạn có nhu cầu thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn 24/7.
Xem thêm các bài viết chia sẻ kinh nghiệm công chứng của chúng tôi
