Chuẩn bị hồ sơ công chứng ủy quyền tưởng đơn giản nhưng dễ phát sinh vướng mắc: thông tin giữa các giấy tờ không khớp, phạm vi ủy quyền quá chung chung, thiếu tài liệu về tài sản hoặc chưa xác định rõ ai cần tham gia ký.
Những lỗi này không đồng nghĩa hồ sơ chắc chắn bị từ chối. Tuy nhiên, người yêu cầu có thể phải bổ sung tài liệu, giải thích lại nhu cầu hoặc điều chỉnh dự thảo trước khi công chứng viên xem xét.
Theo Luật Công chứng 2024, hồ sơ đối với giao dịch đã được soạn thảo sẵn có thể gồm dự thảo giao dịch, bản sao giấy tờ tùy thân, giấy tờ về quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản và các tài liệu liên quan khác mà pháp luật yêu cầu. Công chứng viên sẽ kiểm tra hồ sơ, giải thích hậu quả pháp lý và có thể yêu cầu làm rõ vấn đề chưa cụ thể. Luật này đang có hiệu lực tại thời điểm bài viết được cập nhật; một số quy định sẽ tiếp tục được sửa đổi từ ngày 01/01/2027. Vì vậy, người đọc nên xác minh yêu cầu thực tế với tổ chức hành nghề công chứng hoặc đơn vị có thẩm quyền trước khi thực hiện. Tham khảo: [Luật Công chứng 2024 và những điểm mới](https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/nhung-diem-moi-cua-luat-cong-chung-nam-2024-119241224213628373.htm), [Luật sửa đổi năm 2026](https://vanban.chinhphu.vn/?classid=1&docid=218099&pageid=27160&typegroupid=3).
Dưới đây là những lỗi nên rà soát trước khi liên hệ.
1. Chưa xác định chính xác việc cần ủy quyền
Sai sót đầu tiên thường xuất hiện trước cả bước chuẩn bị giấy tờ: người ủy quyền chưa diễn đạt rõ người được ủy quyền sẽ thực hiện công việc gì.
Ví dụ, nhu cầu “ủy quyền giải quyết nhà đất” còn quá rộng. Cần làm rõ người được ủy quyền sẽ nộp hồ sơ, nhận kết quả, ký giấy tờ, làm việc với cơ quan liên quan hay thực hiện giao dịch đối với tài sản.
Nếu mục tiêu không rõ, người tư vấn khó xác định:
- vi công việc cần ghi nhận;
- giấy tờ liên quan phải chuẩn bị;
- thể nào cần tham gia;
- điều kiện hoặc giới hạn nào cần thể hiện;
- thức văn bản nào phù hợp với nhu cầu thực tế.
Trước khi liên hệ, hãy viết một câu ngắn theo cấu trúc: “Tôi muốn ủy quyền cho ai, thực hiện công việc gì, liên quan đến hồ sơ hoặc tài sản nào và trong phạm vi nào?”
Đây chỉ là bản mô tả nhu cầu, không nên tự xem là nội dung pháp lý hoàn chỉnh. Tổ chức hành nghề công chứng hoặc đơn vị tiếp nhận cuối cùng vẫn cần kiểm tra và hướng dẫn cụ thể.
2. Nhầm giữa nhu cầu thực tế và tên gọi của văn bản
Nhiều người mặc định mọi trường hợp đều sử dụng “giấy ủy quyền”, trong khi hồ sơ thực tế có thể được xem xét dưới hình thức hợp đồng ủy quyền hoặc một loại văn bản khác.
Tên gọi do người chuẩn bị tự đặt không quyết định toàn bộ bản chất của giao dịch. Nội dung công việc, quyền và nghĩa vụ của các bên, yêu cầu của cơ quan tiếp nhận và quy định áp dụng mới là những yếu tố cần được đánh giá.
Lỗi thường gặp gồm:
- một mẫu trên mạng rồi thay tên các bên;
- dụng mẫu dành cho việc nhận hồ sơ để ủy quyền định đoạt tài sản;
- văn bản là “giấy ủy quyền” nhưng nội dung lại quy định nhiều quyền, nghĩa vụ phức tạp;
- rằng mọi văn bản ủy quyền đều phải xử lý theo cùng một cách.
Cách thận trọng là mô tả đúng nhu cầu, gửi trước dự thảo nếu có và hỏi đơn vị có thẩm quyền về loại văn bản cần sử dụng. Không nên chỉ hỏi “mẫu này có công chứng được không?” mà thiếu thông tin về mục đích sử dụng.
3. Thông tin nhân thân không thống nhất
Họ tên, ngày sinh, số giấy tờ tùy thân hoặc địa chỉ được nhập sai có thể khiến hồ sơ cần được đối chiếu thêm.
Một số tình huống dễ gặp:
- tên trong dự thảo thiếu dấu hoặc sai ký tự;
- giấy tờ tùy thân cũ và mới không trùng nhau;
- chỉ ghi trên các giấy tờ khác nhau;
- chủ tài sản khác với tên hiện đang sử dụng;
- ảnh chụp bị mất góc, lóa sáng hoặc không đọc được thông tin.
Khi phát hiện dữ liệu không thống nhất, không nên tự sửa nội dung trên giấy tờ hoặc cố ghép thông tin theo suy đoán. Hãy lập danh sách từng điểm khác biệt và chuẩn bị tài liệu có thể giải thích sự thay đổi, nếu có.
Công chứng viên sẽ đánh giá giấy tờ nào cần xuất trình và việc khác biệt thông tin phải được xử lý ra sao. Yêu cầu cụ thể có thể phụ thuộc vào từng hồ sơ, nên cần xác minh trước với nơi dự kiến thực hiện.
4. Chỉ chuẩn bị bản chụp mà quên khả năng phải đối chiếu bản chính
Một bộ ảnh chụp rõ ràng rất hữu ích cho bước trao đổi ban đầu, nhưng không nên mặc định rằng ảnh chụp hoặc bản photocopy luôn đủ để hoàn tất công chứng.
Theo Điều 42 Luật Công chứng 2024, trước khi ký lời chứng và từng trang của giao dịch, công chứng viên yêu cầu xuất trình bản chính của một số giấy tờ để đối chiếu; riêng một số tài liệu liên quan có thể được xử lý bằng bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực khi đáp ứng điều kiện luật định.
Vì vậy, nên phân hồ sơ thành ba nhóm:
- chính hiện đang giữ;
- sao hoặc bản chụp có thể gửi trước để kiểm tra;
- tờ không có bản chính hoặc đang do người khác, tổ chức khác quản lý.
Nếu bản chính đang thế chấp, lưu giữ tại cơ quan khác, bị mất hoặc chưa thể xuất trình, hãy thông báo ngay từ lần trao đổi đầu tiên. Đơn vị có thẩm quyền sẽ hướng dẫn phương án phù hợp thay vì để người yêu cầu tự suy đoán.
5. Thiếu giấy tờ chứng minh quyền đối với tài sản
Khi nội dung ủy quyền liên quan đến tài sản, chỉ có giấy tờ tùy thân của hai bên thường chưa phản ánh đầy đủ hồ sơ cần xem xét.
Tùy loại tài sản và phạm vi ủy quyền, có thể cần tài liệu thể hiện quyền sở hữu, quyền sử dụng, nguồn gốc tài sản, tình trạng chung – riêng hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Không có một danh sách duy nhất áp dụng cho mọi trường hợp.
Các lỗi nên tránh gồm:
- gửi trang đầu của giấy tờ tài sản;
- sót trang ghi nhận thay đổi;
- thông báo tài sản thuộc sở hữu của nhiều người;
- đề cập tình trạng hôn nhân hoặc nguồn gốc tài sản khi đây là yếu tố liên quan;
- thông tin mô tả tài sản trong dự thảo khác với giấy tờ hiện có.
📌 Hãy sao chụp đầy đủ tất cả các mặt và trang có nội dung, nhưng vẫn cần xác minh với tổ chức hành nghề công chứng xem hồ sơ cụ thể phải có tài liệu nào.
6. Phạm vi ủy quyền quá rộng hoặc có nội dung mâu thuẫn
Một dự thảo thường gặp lỗi khi vừa trao quyền rất rộng, vừa đặt ra giới hạn không rõ ràng. Chẳng hạn, phần đầu cho phép toàn quyền quyết định nhưng phần sau lại yêu cầu phải xin ý kiến cho từng công việc.
Ngoài ra, các cụm từ như “thực hiện mọi thủ tục”, “toàn quyền xử lý” hoặc “ký mọi giấy tờ cần thiết” có thể chưa mô tả đủ đối tượng và giới hạn của việc ủy quyền.
Trước khi gửi dự thảo, nên rà soát:
- việc nào được phép thực hiện?
- việc nào không được phép?
- được ký, nộp, sửa đổi hoặc rút hồ sơ không?
- được nhận giấy tờ, tiền hoặc tài sản không?
- được ủy quyền lại hay không?
- nào phạm vi ủy quyền kết thúc?
Không nên mở rộng quyền chỉ vì muốn “dùng được cho nhiều việc”. Mỗi nội dung đều có thể tạo ra hậu quả pháp lý, vì vậy cần được công chứng viên giải thích và kiểm tra.
7. Tự ký trước dự thảo hoặc để trống nội dung quan trọng
Một số người ký sẵn để tiết kiệm thời gian hoặc để trống thông tin nhằm bổ sung sau. Đây là cách chuẩn bị tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Công chứng viên cần xác định ý chí tự nguyện, khả năng nhận thức và sự đồng thuận của người tham gia. Việc ký, điểm chỉ và ghi họ tên phải thực hiện theo hướng dẫn tại thời điểm phù hợp.
Do đó:
- ký trước nếu chưa được hướng dẫn;
- ký vào văn bản còn trang trắng;
- để trống phạm vi, tài sản hoặc thông tin người được ủy quyền;
- tự ghép trang hay thay trang sau khi đã ký;
- nhờ người khác ký thay.
Nếu một bên không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng, hãy nêu rõ ngay khi liên hệ. Pháp luật có quy định về trường hợp hai bên không thể cùng đến một nơi, nhưng cách thực hiện và hồ sơ cần chuẩn bị phải được đơn vị có thẩm quyền xác nhận theo hoàn cảnh thực tế.
8. Bỏ qua khả năng tham gia và ý chí tự nguyện của các bên
Hồ sơ đủ giấy tờ chưa có nghĩa giao dịch đã sẵn sàng. Công chứng viên còn phải xem xét việc tham gia có tự nguyện hay không, người yêu cầu có hiểu nội dung và hậu quả pháp lý hay không.
Cần thông báo trước nếu có người:
- nghe, khó đọc hoặc không thể ký;
- sử dụng thành thạo tiếng Việt;
- thể đi lại vì tình trạng sức khỏe;
- biểu hiện khó khăn trong nhận thức;
- chịu áp lực hoặc không trực tiếp thể hiện được ý chí.
Không nên che giấu những thông tin này để mong thủ tục diễn ra nhanh hơn. Tùy tình huống, đơn vị thực hiện có thể cần hướng dẫn thêm về địa điểm, người làm chứng, phiên dịch, điểm chỉ hoặc tài liệu liên quan.
9. Không kiểm tra yêu cầu của nơi sẽ tiếp nhận văn bản ủy quyền
Một văn bản được lập để sử dụng cho mục đích cụ thể. Vì vậy, ngoài việc hỏi nơi công chứng, người chuẩn bị nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan, ngân hàng, doanh nghiệp hoặc tổ chức sẽ tiếp nhận văn bản sau đó.
Nơi tiếp nhận có thể cần phạm vi ủy quyền được mô tả rõ theo nghiệp vụ của họ hoặc yêu cầu kèm hồ sơ riêng. Không nên tự kết luận rằng một mẫu chung sẽ phù hợp với mọi đơn vị.
Cách làm thực tế là hỏi hai đầu:
1. Nơi dự kiến sử dụng văn bản cần nội dung và tài liệu gì?
2. Tổ chức hành nghề công chứng cần kiểm tra những giấy tờ nào để xem xét yêu cầu?
Khi nhận được hướng dẫn khác nhau, hãy cung cấp đầy đủ thông tin cho cả hai nơi để được đối chiếu, thay vì tự bỏ bớt một yêu cầu.
Checklist tự rà soát hồ sơ trước khi liên hệ ✅
- ] Đã mô tả rõ công việc muốn ủy quyền.
- ] Đã xác định người ủy quyền và người được ủy quyền.
- ] Thông tin nhân thân được nhập đúng theo giấy tờ.
- ] Đã ghi chú mọi điểm khác nhau giữa giấy tờ cũ và mới.
- ] Có bản chụp rõ, đủ trang của tài liệu liên quan.
- ] Biết bản chính của từng giấy tờ đang được lưu giữ ở đâu.
- ] Đã rà soát thông tin tài sản, chủ sở hữu và người có quyền liên quan.
- ] Dự thảo không còn ô trống hoặc điều khoản mâu thuẫn.
- ] Chưa tự ký hoặc điểm chỉ khi chưa được hướng dẫn.
- ] Đã thông báo nếu hai bên ở khác địa phương hoặc không thể cùng có mặt.
- ] Đã hỏi yêu cầu của nơi sẽ tiếp nhận văn bản.
- ] Đã xác minh lại thành phần hồ sơ với tổ chức hoặc đơn vị có thẩm quyền.
Bảng quyết định: Nên chuẩn bị gì trước khi gọi?
| Tình huống | Việc nên làm trước | Nội dung cần hỏi |
| Chỉ mới có nhu cầu, chưa có dự thảo | Viết rõ người, việc và mục đích ủy quyền | Cần loại văn bản và giấy tờ nào? |
| Đã tải mẫu trên mạng | Đánh dấu các điều khoản chưa hiểu, chưa ký | Mẫu có phù hợp với giao dịch thực tế không? |
| Ủy quyền liên quan đến tài sản | Chụp đủ giấy tờ tài sản và trang biến động | Cần thêm tài liệu về chủ thể hoặc tình trạng tài sản không? |
| Hai bên không thể đến cùng một nơi | Ghi rõ nơi cư trú và khả năng tham gia của mỗi bên | Có thể thực hiện theo phương thức nào? |
| Thông tin giấy tờ không khớp | Lập danh sách điểm khác biệt | Cần tài liệu nào để đối chiếu, giải trình? |
| Một bên không thể đi lại, ký hoặc đọc | Thông báo trung thực tình trạng thực tế | Có yêu cầu riêng về địa điểm hoặc cách thức thực hiện không? |
| Văn bản dùng tại cơ quan cụ thể | Hỏi trước yêu cầu của nơi tiếp nhận | Phạm vi ủy quyền cần thể hiện đến mức nào? |
FAQ
Hồ sơ công chứng ủy quyền có bắt buộc phải có dự thảo không?
Nếu giao dịch đã được soạn thảo sẵn, dự thảo là một thành phần cần chuẩn bị. Nếu chưa có dự thảo, người yêu cầu có thể trình bày nội dung và mục đích để tổ chức hành nghề công chứng xem xét soạn thảo theo đề nghị. Hãy xác minh cách tiếp nhận thực tế trước khi đến.
Có thể chỉ gửi ảnh giấy tờ để kiểm tra trước không?
Có thể hỏi đơn vị dự kiến thực hiện về việc gửi bản chụp để rà soát ban đầu. Tuy nhiên, ảnh chụp không mặc nhiên thay thế việc xuất trình giấy tờ theo yêu cầu khi công chứng.
Bên ủy quyền và bên được ủy quyền có phải đến cùng một nơi không?
Pháp luật có quy định cho trường hợp hai bên không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng. Cách áp dụng phụ thuộc vào tình huống và quy định đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện. Hai bên nên liên hệ trước để được hướng dẫn thống nhất.
Dùng mẫu ủy quyền trên mạng có được không?
Mẫu tham khảo có thể giúp hình dung bố cục nhưng không phản ánh đầy đủ mọi giao dịch. Không nên ký hoặc sử dụng ngay khi chưa được rà soát về chủ thể, phạm vi, tài sản và mục đích sử dụng.
Hồ sơ thiếu một giấy tờ có chắc chắn bị từ chối không?
Không thể kết luận chỉ dựa trên tên giấy tờ bị thiếu. Công chứng viên cần xem xét toàn bộ hồ sơ và căn cứ áp dụng. Người yêu cầu nên mô tả rõ tình trạng tài liệu để được hướng dẫn bổ sung hoặc xử lý phù hợp.
CTA
Bạn đang chuẩn bị hồ sơ công chứng ủy quyền nhưng chưa biết thông tin nào cần rà soát trước? Hãy lập danh sách giấy tờ hiện có, mô tả rõ mục đích ủy quyền và ghi chú những điểm chưa thống nhất.
Sau đó, liên hệ congchungcvn.com để trao đổi thông tin ban đầu và tham khảo hướng chuẩn bị hồ sơ. Thành phần giấy tờ, hình thức văn bản và cách thực hiện cuối cùng cần được xác minh trực tiếp với tổ chức hành nghề công chứng hoặc đơn vị có thẩm quyền căn cứ trên hồ sơ thực tế.
Chuẩn bị hồ sơ công chứng ủy quyền tưởng đơn giản nhưng dễ phát sinh vướng mắc: thông tin giữa các giấy tờ không khớp, phạm vi ủy quyền quá chung chung, thiếu tài liệu về tài sản hoặc chưa xác định rõ ai cần tham gia ký.
Những lỗi này không đồng nghĩa hồ sơ chắc chắn bị từ chối. Tuy nhiên, người yêu cầu có thể phải bổ sung tài liệu, giải thích lại nhu cầu hoặc điều chỉnh dự thảo trước khi công chứng viên xem xét.
Theo Luật Công chứng 2024, hồ sơ đối với giao dịch đã được soạn thảo sẵn có thể gồm dự thảo giao dịch, bản sao giấy tờ tùy thân, giấy tờ về quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng tài sản và các tài liệu liên quan khác mà pháp luật yêu cầu. Công chứng viên sẽ kiểm tra hồ sơ, giải thích hậu quả pháp lý và có thể yêu cầu làm rõ vấn đề chưa cụ thể. Luật này đang có hiệu lực tại thời điểm bài viết được cập nhật; một số quy định sẽ tiếp tục được sửa đổi từ ngày 01/01/2027. Vì vậy, người đọc nên xác minh yêu cầu thực tế với tổ chức hành nghề công chứng hoặc đơn vị có thẩm quyền trước khi thực hiện. Tham khảo: [Luật Công chứng 2024 và những điểm mới](https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/nhung-diem-moi-cua-luat-cong-chung-nam-2024-119241224213628373.htm), [Luật sửa đổi năm 2026](https://vanban.chinhphu.vn/?classid=1&docid=218099&pageid=27160&typegroupid=3).
Dưới đây là những lỗi nên rà soát trước khi liên hệ.
1. Chưa xác định chính xác việc cần ủy quyền
Sai sót đầu tiên thường xuất hiện trước cả bước chuẩn bị giấy tờ: người ủy quyền chưa diễn đạt rõ người được ủy quyền sẽ thực hiện công việc gì.
Ví dụ, nhu cầu “ủy quyền giải quyết nhà đất” còn quá rộng. Cần làm rõ người được ủy quyền sẽ nộp hồ sơ, nhận kết quả, ký giấy tờ, làm việc với cơ quan liên quan hay thực hiện giao dịch đối với tài sản.
Nếu mục tiêu không rõ, người tư vấn khó xác định:
- vi công việc cần ghi nhận;
- giấy tờ liên quan phải chuẩn bị;
- thể nào cần tham gia;
- điều kiện hoặc giới hạn nào cần thể hiện;
- thức văn bản nào phù hợp với nhu cầu thực tế.
Trước khi liên hệ, hãy viết một câu ngắn theo cấu trúc: “Tôi muốn ủy quyền cho ai, thực hiện công việc gì, liên quan đến hồ sơ hoặc tài sản nào và trong phạm vi nào?”
Đây chỉ là bản mô tả nhu cầu, không nên tự xem là nội dung pháp lý hoàn chỉnh. Tổ chức hành nghề công chứng hoặc đơn vị tiếp nhận cuối cùng vẫn cần kiểm tra và hướng dẫn cụ thể.
2. Nhầm giữa nhu cầu thực tế và tên gọi của văn bản
Nhiều người mặc định mọi trường hợp đều sử dụng “giấy ủy quyền”, trong khi hồ sơ thực tế có thể được xem xét dưới hình thức hợp đồng ủy quyền hoặc một loại văn bản khác.
Tên gọi do người chuẩn bị tự đặt không quyết định toàn bộ bản chất của giao dịch. Nội dung công việc, quyền và nghĩa vụ của các bên, yêu cầu của cơ quan tiếp nhận và quy định áp dụng mới là những yếu tố cần được đánh giá.
Lỗi thường gặp gồm:
- một mẫu trên mạng rồi thay tên các bên;
- dụng mẫu dành cho việc nhận hồ sơ để ủy quyền định đoạt tài sản;
- văn bản là “giấy ủy quyền” nhưng nội dung lại quy định nhiều quyền, nghĩa vụ phức tạp;
- rằng mọi văn bản ủy quyền đều phải xử lý theo cùng một cách.
Cách thận trọng là mô tả đúng nhu cầu, gửi trước dự thảo nếu có và hỏi đơn vị có thẩm quyền về loại văn bản cần sử dụng. Không nên chỉ hỏi “mẫu này có công chứng được không?” mà thiếu thông tin về mục đích sử dụng.
3. Thông tin nhân thân không thống nhất
Họ tên, ngày sinh, số giấy tờ tùy thân hoặc địa chỉ được nhập sai có thể khiến hồ sơ cần được đối chiếu thêm.
Một số tình huống dễ gặp:
- tên trong dự thảo thiếu dấu hoặc sai ký tự;
- giấy tờ tùy thân cũ và mới không trùng nhau;
- chỉ ghi trên các giấy tờ khác nhau;
- chủ tài sản khác với tên hiện đang sử dụng;
- ảnh chụp bị mất góc, lóa sáng hoặc không đọc được thông tin.
Khi phát hiện dữ liệu không thống nhất, không nên tự sửa nội dung trên giấy tờ hoặc cố ghép thông tin theo suy đoán. Hãy lập danh sách từng điểm khác biệt và chuẩn bị tài liệu có thể giải thích sự thay đổi, nếu có.
Công chứng viên sẽ đánh giá giấy tờ nào cần xuất trình và việc khác biệt thông tin phải được xử lý ra sao. Yêu cầu cụ thể có thể phụ thuộc vào từng hồ sơ, nên cần xác minh trước với nơi dự kiến thực hiện.
4. Chỉ chuẩn bị bản chụp mà quên khả năng phải đối chiếu bản chính
Một bộ ảnh chụp rõ ràng rất hữu ích cho bước trao đổi ban đầu, nhưng không nên mặc định rằng ảnh chụp hoặc bản photocopy luôn đủ để hoàn tất công chứng.
Theo Điều 42 Luật Công chứng 2024, trước khi ký lời chứng và từng trang của giao dịch, công chứng viên yêu cầu xuất trình bản chính của một số giấy tờ để đối chiếu; riêng một số tài liệu liên quan có thể được xử lý bằng bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực khi đáp ứng điều kiện luật định.
Vì vậy, nên phân hồ sơ thành ba nhóm:
- chính hiện đang giữ;
- sao hoặc bản chụp có thể gửi trước để kiểm tra;
- tờ không có bản chính hoặc đang do người khác, tổ chức khác quản lý.
Nếu bản chính đang thế chấp, lưu giữ tại cơ quan khác, bị mất hoặc chưa thể xuất trình, hãy thông báo ngay từ lần trao đổi đầu tiên. Đơn vị có thẩm quyền sẽ hướng dẫn phương án phù hợp thay vì để người yêu cầu tự suy đoán.
5. Thiếu giấy tờ chứng minh quyền đối với tài sản
Khi nội dung ủy quyền liên quan đến tài sản, chỉ có giấy tờ tùy thân của hai bên thường chưa phản ánh đầy đủ hồ sơ cần xem xét.
Tùy loại tài sản và phạm vi ủy quyền, có thể cần tài liệu thể hiện quyền sở hữu, quyền sử dụng, nguồn gốc tài sản, tình trạng chung – riêng hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Không có một danh sách duy nhất áp dụng cho mọi trường hợp.
Các lỗi nên tránh gồm:
- gửi trang đầu của giấy tờ tài sản;
- sót trang ghi nhận thay đổi;
- thông báo tài sản thuộc sở hữu của nhiều người;
- đề cập tình trạng hôn nhân hoặc nguồn gốc tài sản khi đây là yếu tố liên quan;
- thông tin mô tả tài sản trong dự thảo khác với giấy tờ hiện có.
📌 Hãy sao chụp đầy đủ tất cả các mặt và trang có nội dung, nhưng vẫn cần xác minh với tổ chức hành nghề công chứng xem hồ sơ cụ thể phải có tài liệu nào.
6. Phạm vi ủy quyền quá rộng hoặc có nội dung mâu thuẫn
Một dự thảo thường gặp lỗi khi vừa trao quyền rất rộng, vừa đặt ra giới hạn không rõ ràng. Chẳng hạn, phần đầu cho phép toàn quyền quyết định nhưng phần sau lại yêu cầu phải xin ý kiến cho từng công việc.
Ngoài ra, các cụm từ như “thực hiện mọi thủ tục”, “toàn quyền xử lý” hoặc “ký mọi giấy tờ cần thiết” có thể chưa mô tả đủ đối tượng và giới hạn của việc ủy quyền.
Trước khi gửi dự thảo, nên rà soát:
- việc nào được phép thực hiện?
- việc nào không được phép?
- được ký, nộp, sửa đổi hoặc rút hồ sơ không?
- được nhận giấy tờ, tiền hoặc tài sản không?
- được ủy quyền lại hay không?
- nào phạm vi ủy quyền kết thúc?
Không nên mở rộng quyền chỉ vì muốn “dùng được cho nhiều việc”. Mỗi nội dung đều có thể tạo ra hậu quả pháp lý, vì vậy cần được công chứng viên giải thích và kiểm tra.
7. Tự ký trước dự thảo hoặc để trống nội dung quan trọng
Một số người ký sẵn để tiết kiệm thời gian hoặc để trống thông tin nhằm bổ sung sau. Đây là cách chuẩn bị tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Công chứng viên cần xác định ý chí tự nguyện, khả năng nhận thức và sự đồng thuận của người tham gia. Việc ký, điểm chỉ và ghi họ tên phải thực hiện theo hướng dẫn tại thời điểm phù hợp.
Do đó:
- ký trước nếu chưa được hướng dẫn;
- ký vào văn bản còn trang trắng;
- để trống phạm vi, tài sản hoặc thông tin người được ủy quyền;
- tự ghép trang hay thay trang sau khi đã ký;
- nhờ người khác ký thay.
Nếu một bên không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng, hãy nêu rõ ngay khi liên hệ. Pháp luật có quy định về trường hợp hai bên không thể cùng đến một nơi, nhưng cách thực hiện và hồ sơ cần chuẩn bị phải được đơn vị có thẩm quyền xác nhận theo hoàn cảnh thực tế.
8. Bỏ qua khả năng tham gia và ý chí tự nguyện của các bên
Hồ sơ đủ giấy tờ chưa có nghĩa giao dịch đã sẵn sàng. Công chứng viên còn phải xem xét việc tham gia có tự nguyện hay không, người yêu cầu có hiểu nội dung và hậu quả pháp lý hay không.
Cần thông báo trước nếu có người:
- nghe, khó đọc hoặc không thể ký;
- sử dụng thành thạo tiếng Việt;
- thể đi lại vì tình trạng sức khỏe;
- biểu hiện khó khăn trong nhận thức;
- chịu áp lực hoặc không trực tiếp thể hiện được ý chí.
Không nên che giấu những thông tin này để mong thủ tục diễn ra nhanh hơn. Tùy tình huống, đơn vị thực hiện có thể cần hướng dẫn thêm về địa điểm, người làm chứng, phiên dịch, điểm chỉ hoặc tài liệu liên quan.
9. Không kiểm tra yêu cầu của nơi sẽ tiếp nhận văn bản ủy quyền
Một văn bản được lập để sử dụng cho mục đích cụ thể. Vì vậy, ngoài việc hỏi nơi công chứng, người chuẩn bị nên kiểm tra yêu cầu của cơ quan, ngân hàng, doanh nghiệp hoặc tổ chức sẽ tiếp nhận văn bản sau đó.
Nơi tiếp nhận có thể cần phạm vi ủy quyền được mô tả rõ theo nghiệp vụ của họ hoặc yêu cầu kèm hồ sơ riêng. Không nên tự kết luận rằng một mẫu chung sẽ phù hợp với mọi đơn vị.
Cách làm thực tế là hỏi hai đầu:
1. Nơi dự kiến sử dụng văn bản cần nội dung và tài liệu gì?
2. Tổ chức hành nghề công chứng cần kiểm tra những giấy tờ nào để xem xét yêu cầu?
Khi nhận được hướng dẫn khác nhau, hãy cung cấp đầy đủ thông tin cho cả hai nơi để được đối chiếu, thay vì tự bỏ bớt một yêu cầu.
Checklist tự rà soát hồ sơ trước khi liên hệ ✅
- ] Đã mô tả rõ công việc muốn ủy quyền.
- ] Đã xác định người ủy quyền và người được ủy quyền.
- ] Thông tin nhân thân được nhập đúng theo giấy tờ.
- ] Đã ghi chú mọi điểm khác nhau giữa giấy tờ cũ và mới.
- ] Có bản chụp rõ, đủ trang của tài liệu liên quan.
- ] Biết bản chính của từng giấy tờ đang được lưu giữ ở đâu.
- ] Đã rà soát thông tin tài sản, chủ sở hữu và người có quyền liên quan.
- ] Dự thảo không còn ô trống hoặc điều khoản mâu thuẫn.
- ] Chưa tự ký hoặc điểm chỉ khi chưa được hướng dẫn.
- ] Đã thông báo nếu hai bên ở khác địa phương hoặc không thể cùng có mặt.
- ] Đã hỏi yêu cầu của nơi sẽ tiếp nhận văn bản.
- ] Đã xác minh lại thành phần hồ sơ với tổ chức hoặc đơn vị có thẩm quyền.
Bảng quyết định: Nên chuẩn bị gì trước khi gọi?
| Tình huống | Việc nên làm trước | Nội dung cần hỏi |
| Chỉ mới có nhu cầu, chưa có dự thảo | Viết rõ người, việc và mục đích ủy quyền | Cần loại văn bản và giấy tờ nào? |
| Đã tải mẫu trên mạng | Đánh dấu các điều khoản chưa hiểu, chưa ký | Mẫu có phù hợp với giao dịch thực tế không? |
| Ủy quyền liên quan đến tài sản | Chụp đủ giấy tờ tài sản và trang biến động | Cần thêm tài liệu về chủ thể hoặc tình trạng tài sản không? |
| Hai bên không thể đến cùng một nơi | Ghi rõ nơi cư trú và khả năng tham gia của mỗi bên | Có thể thực hiện theo phương thức nào? |
| Thông tin giấy tờ không khớp | Lập danh sách điểm khác biệt | Cần tài liệu nào để đối chiếu, giải trình? |
| Một bên không thể đi lại, ký hoặc đọc | Thông báo trung thực tình trạng thực tế | Có yêu cầu riêng về địa điểm hoặc cách thức thực hiện không? |
| Văn bản dùng tại cơ quan cụ thể | Hỏi trước yêu cầu của nơi tiếp nhận | Phạm vi ủy quyền cần thể hiện đến mức nào? |
FAQ
Hồ sơ công chứng ủy quyền có bắt buộc phải có dự thảo không?
Nếu giao dịch đã được soạn thảo sẵn, dự thảo là một thành phần cần chuẩn bị. Nếu chưa có dự thảo, người yêu cầu có thể trình bày nội dung và mục đích để tổ chức hành nghề công chứng xem xét soạn thảo theo đề nghị. Hãy xác minh cách tiếp nhận thực tế trước khi đến.
Có thể chỉ gửi ảnh giấy tờ để kiểm tra trước không?
Có thể hỏi đơn vị dự kiến thực hiện về việc gửi bản chụp để rà soát ban đầu. Tuy nhiên, ảnh chụp không mặc nhiên thay thế việc xuất trình giấy tờ theo yêu cầu khi công chứng.
Bên ủy quyền và bên được ủy quyền có phải đến cùng một nơi không?
Pháp luật có quy định cho trường hợp hai bên không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng. Cách áp dụng phụ thuộc vào tình huống và quy định đang có hiệu lực tại thời điểm thực hiện. Hai bên nên liên hệ trước để được hướng dẫn thống nhất.
Dùng mẫu ủy quyền trên mạng có được không?
Mẫu tham khảo có thể giúp hình dung bố cục nhưng không phản ánh đầy đủ mọi giao dịch. Không nên ký hoặc sử dụng ngay khi chưa được rà soát về chủ thể, phạm vi, tài sản và mục đích sử dụng.
Hồ sơ thiếu một giấy tờ có chắc chắn bị từ chối không?
Không thể kết luận chỉ dựa trên tên giấy tờ bị thiếu. Công chứng viên cần xem xét toàn bộ hồ sơ và căn cứ áp dụng. Người yêu cầu nên mô tả rõ tình trạng tài liệu để được hướng dẫn bổ sung hoặc xử lý phù hợp.
CTA
Bạn đang chuẩn bị hồ sơ công chứng ủy quyền nhưng chưa biết thông tin nào cần rà soát trước? Hãy lập danh sách giấy tờ hiện có, mô tả rõ mục đích ủy quyền và ghi chú những điểm chưa thống nhất.
Sau đó, liên hệ congchungcvn.com để trao đổi thông tin ban đầu và tham khảo hướng chuẩn bị hồ sơ. Thành phần giấy tờ, hình thức văn bản và cách thực hiện cuối cùng cần được xác minh trực tiếp với tổ chức hành nghề công chứng hoặc đơn vị có thẩm quyền căn cứ trên hồ sơ thực tế.