Một bộ hồ sơ ủy quyền có đủ bản chụp chưa chắc đã sẵn sàng để công chứng. Những vướng mắc thường nằm ở chỗ thông tin giữa các giấy tờ không thống nhất, phạm vi ủy quyền chưa rõ, tài sản chưa được mô tả chính xác hoặc các bên chưa xác định đúng việc người được ủy quyền được phép làm.
Vì vậy, trước khi liên hệ tổ chức hành nghề công chứng, bạn nên tự kiểm tra hồ sơ theo ba lớp:
1. Ai ủy quyền cho ai?
2. Ủy quyền để thực hiện công việc gì?
3. Giấy tờ nào chứng minh người ủy quyền có quyền thực hiện công việc đó?
Bài viết này không thay thế việc kiểm tra nghiệp vụ của công chứng viên. Thành phần hồ sơ thực tế có thể thay đổi theo nội dung ủy quyền, tình trạng tài sản, chủ thể tham gia và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận thủ tục sau công chứng. Vì thế, người đọc luôn cần xác minh lại với tổ chức hành nghề công chứng và đơn vị có thẩm quyền liên quan.
1. Xác định đúng việc cần ủy quyền trước khi kiểm tra giấy tờ
Đừng bắt đầu bằng câu hỏi “cần mang giấy tờ gì?”. Hãy bắt đầu bằng việc mô tả chính xác kết quả mà bên ủy quyền muốn đạt được.
Ví dụ, “ủy quyền làm việc về nhà đất” còn quá rộng. Cần làm rõ người được ủy quyền sẽ:
- bổ sung và nhận hồ sơ;
- đơn hoặc ký biên bản;
- việc với cơ quan, tổ chức cụ thể;
- giấy tờ hoặc kết quả thủ tục;
- lý tài sản;
- thuê, thế chấp, chuyển nhượng hoặc thực hiện giao dịch khác;
- nghĩa vụ tài chính hoặc nhận tiền;
- ủy quyền lại hay không.
Mỗi nhóm công việc có thể dẫn đến yêu cầu khác nhau về nội dung văn bản và giấy tờ kèm theo. Nếu chưa xác định được phạm vi, bạn nên lập một danh sách các việc dự kiến rồi gửi trước cho tổ chức hành nghề công chứng để được hướng dẫn.
Câu hỏi tự kiểm tra
- việc ủy quyền có tên thủ tục cụ thể không?
- được ủy quyền chỉ nộp hồ sơ hay còn được ký văn bản?
- liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng không?
- phát sinh việc nhận tiền, bàn giao tài sản hoặc định đoạt tài sản không?
- quan tiếp nhận kết quả sau công chứng có biểu mẫu hoặc yêu cầu riêng không?
Việc trả lời rõ các câu hỏi này giúp tránh tình trạng văn bản đã công chứng nhưng phạm vi ủy quyền không phù hợp với thủ tục cần thực hiện.
2. Kiểm tra thông tin của bên ủy quyền và bên được ủy quyền
Theo Luật Công chứng 2024, hồ sơ đối với giao dịch soạn thảo sẵn có bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng. Khi thực hiện công chứng, công chứng viên có thể yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp thông tin đã được khai thác từ cơ sở dữ liệu theo quy định. Luật này có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. [Xem Luật Công chứng số 46/2024/QH15](https://vanban.chinhphu.vn/?docid=212474&pageid=27160).
Khi tự rà soát, hãy đối chiếu từng dữ liệu sau:
- và tên;
- tháng, năm sinh;
- giấy tờ tùy thân;
- cấp và thông tin liên quan nếu dự thảo có ghi;
- chỉ cư trú hoặc địa chỉ liên hệ;
- tổ chức, mã số hoặc thông tin đăng ký nếu một bên là tổ chức;
- danh và căn cứ đại diện của người ký thay mặt tổ chức.
Nếu giấy tờ cũ và giấy tờ hiện tại thể hiện thông tin khác nhau, không nên tự sửa theo phỏng đoán. Hãy ghi lại điểm chênh lệch và hỏi tổ chức hành nghề công chứng cần bổ sung giấy tờ nào để nối thông tin.
Đối với tổ chức, cần đặc biệt kiểm tra người ký tham gia giao dịch là người đại diện theo pháp luật hay người đại diện theo ủy quyền. Hồ sơ có thể cần tài liệu chứng minh tư cách đại diện tùy trường hợp; yêu cầu cụ thể phải được xác nhận với tổ chức hành nghề công chứng.
3. Đối chiếu giấy tờ về tài sản hoặc quyền liên quan
Nếu việc ủy quyền liên quan đến tài sản, câu hỏi quan trọng không chỉ là “có giấy chứng nhận hay chưa” mà còn là “thông tin trên giấy tờ có khớp với chủ thể và nội dung ủy quyền không”.
Theo Điều 42 Luật Công chứng 2024, khi giao dịch liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, hồ sơ có thể bao gồm bản sao giấy chứng nhận, bản án, quyết định của Tòa án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về xử lý tài sản hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định. [Tham khảo nội dung Luật Công chứng 2024](https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2025/01/luat46.pdf).
Bạn nên kiểm tra:
- người có quyền trên giấy tờ;
- điểm nhận diện tài sản;
- hiệu, số phát hành hoặc thông tin đăng ký;
- trạng đồng sở hữu;
- tin về vợ chồng nếu có liên quan;
- quyền mà người ủy quyền dự kiến giao cho người khác thực hiện;
- trang bổ sung, nội dung đính chính hoặc ghi nhận biến động;
- án, quyết định hoặc văn bản khác có ảnh hưởng đến quyền đối với tài sản.
Không nên kết luận tài sản đủ điều kiện giao dịch chỉ từ bản chụp. Tình trạng pháp lý và các giấy tờ cần thiết vẫn phải được công chứng viên kiểm tra; cơ quan đăng ký hoặc đơn vị giải quyết thủ tục sau đó cũng có thể có yêu cầu riêng.
4. Đọc dự thảo ủy quyền theo từng hành động cụ thể
Nếu đã có dự thảo, hãy đọc như người sẽ trực tiếp sử dụng văn bản, không chỉ đọc tên gọi của hợp đồng.
Phạm vi ủy quyền
Mỗi quyền nên gắn với một hành động có thể nhận biết, chẳng hạn “nộp hồ sơ”, “nhận kết quả”, “ký đơn” hoặc “làm việc với…”. Tránh dùng những cụm từ quá chung nếu các bên không thực sự muốn trao quyền rộng.
Đối tượng và nơi thực hiện
Kiểm tra tài sản, hồ sơ hoặc công việc đã được mô tả đủ để phân biệt hay chưa. Nếu dự kiến làm việc tại một cơ quan cụ thể, cần xác minh tên cơ quan theo cơ cấu và hướng dẫn đang áp dụng tại thời điểm nộp hồ sơ.
Quyền ký và quyền nhận
“Nộp hồ sơ” không tự động đồng nghĩa với “ký mọi giấy tờ” hoặc “nhận tiền”. Các bên cần xác định rõ từng quyền, sau đó đề nghị công chứng viên kiểm tra tính phù hợp.
Ủy quyền lại
Nếu các bên có nhu cầu cho phép người được ủy quyền tiếp tục ủy quyền cho người khác, cần nêu rõ để được tư vấn. Không nên tự thêm điều khoản nếu chưa hiểu điều kiện và hệ quả pháp lý.
Sửa đổi hoặc chấm dứt
Các bên nên hỏi trước cách xử lý nếu sau này muốn thay đổi phạm vi hoặc chấm dứt ủy quyền, nhất là khi không cùng có mặt tại một nơi.
5. Kiểm tra khả năng có mặt, ngôn ngữ và cách ký
Trước khi đặt lịch, cần xác định bên ủy quyền và bên được ủy quyền có thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng hay không.
Điều 57 Luật Công chứng 2024 quy định cách công chứng hợp đồng ủy quyền trong trường hợp hai bên không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, quy trình thực tế và việc luân chuyển bản gốc cần được xác nhận trước với các tổ chức hành nghề công chứng dự kiến tiếp nhận.
Ngoài ra, hãy thông báo sớm nếu có một trong các tình huống:
- tham gia không thông thạo tiếng Việt;
- tham gia không đọc, nghe, ký hoặc điểm chỉ được;
- tham gia gặp khó khăn trong việc đi lại;
- bên đang ở nước ngoài;
- tờ được cấp bằng tiếng nước ngoài;
- bên ký với tư cách đại diện cho tổ chức.
Luật Công chứng có quy định về người làm chứng, người phiên dịch, địa điểm công chứng và việc ký, điểm chỉ. Tuy nhiên, không phải mọi yêu cầu công chứng ngoài trụ sở đều được tiếp nhận theo cùng một cách. Hãy trình bày đúng hoàn cảnh và xác minh yêu cầu thực tế với tổ chức hành nghề công chứng.
6. Bảng quyết định trước khi liên hệ
| Tình trạng hồ sơ | Việc nên làm tiếp theo |
| Chưa xác định rõ người được ủy quyền sẽ làm gì | Liệt kê từng hành động và kết quả mong muốn |
| Thông tin nhân thân giữa các giấy tờ không khớp | Ghi rõ điểm chênh lệch, chuẩn bị giấy tờ liên quan và hỏi cách xử lý |
| Ủy quyền liên quan đến tài sản | Gom giấy tờ chứng minh quyền và các tài liệu về tình trạng tài sản |
| Tài sản có nhiều người cùng quyền | Xác định chủ thể tham gia; không tự kết luận ai có thể ủy quyền thay ai |
| Hai bên không thể đến cùng một nơi | Hỏi trước về phương án công chứng theo từng bên và yêu cầu đối với bản gốc |
| Có giấy tờ nước ngoài hoặc người không thông thạo tiếng Việt | Thông báo ngôn ngữ, nơi cấp giấy tờ và hỏi yêu cầu về dịch thuật, phiên dịch |
| Muốn ký thay, nhận tiền hoặc định đoạt tài sản | Yêu cầu rà soát kỹ từng quyền trong dự thảo |
| Chỉ có ảnh chụp giấy tờ | Hỏi rõ giấy tờ nào phải xuất trình bản chính hoặc được khai thác từ cơ sở dữ liệu |
| Chưa biết cơ quan sẽ tiếp nhận văn bản sau công chứng | Liên hệ cơ quan dự kiến giải quyết thủ tục để xác minh yêu cầu sử dụng |
7. Checklist kiểm tra hồ sơ công chứng ủy quyền ✅
Trước khi gọi điện hoặc gửi hồ sơ, bạn có thể đánh dấu:
- ] Đã mô tả rõ mục đích ủy quyền.
- ] Đã liệt kê từng công việc người được ủy quyền sẽ thực hiện.
- ] Đã kiểm tra thông tin nhân thân của các bên.
- ] Đã rà soát tư cách đại diện nếu có tổ chức tham gia.
- ] Đã gom giấy tờ về tài sản hoặc quyền liên quan.
- ] Đã đối chiếu tên chủ thể và thông tin tài sản.
- ] Đã kiểm tra tình trạng đồng sở hữu hoặc yếu tố vợ chồng nếu có.
- ] Đã đánh dấu các quyền nhạy cảm như ký giao dịch, nhận tiền, giao tài sản.
- ] Đã xác định hai bên có thể cùng đến hay không.
- ] Đã thông báo trước về ngôn ngữ, sức khỏe hoặc nhu cầu ngoài trụ sở.
- ] Đã chuẩn bị danh sách giấy tờ hiện có và giấy tờ còn thiếu.
- ] Đã xác minh yêu cầu của cơ quan sử dụng văn bản ủy quyền.
- ] Đã đề nghị tổ chức hành nghề công chứng xác nhận lại hồ sơ thực tế.
FAQ
Có thể gửi ảnh giấy tờ để kiểm tra trước không?
Bạn có thể hỏi tổ chức hành nghề công chứng về kênh tiếp nhận thông tin trước. Ảnh chụp có thể hỗ trợ rà soát ban đầu nhưng không mặc nhiên thay thế việc xuất trình giấy tờ theo yêu cầu khi công chứng.
Chưa có dự thảo hợp đồng ủy quyền thì có liên hệ được không?
Có thể trình bày nội dung và mục đích giao dịch để hỏi hướng dẫn. Luật Công chứng 2024 có quy định trường hợp công chứng viên soạn thảo giao dịch theo đề nghị. Phạm vi dịch vụ, tài liệu cần cung cấp và chi phí liên quan cần được xác minh trực tiếp.
Hai bên ở hai tỉnh khác nhau có công chứng hợp đồng ủy quyền được không?
Pháp luật có quy định trường hợp hai bên không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng. Các bên nên liên hệ trước với những tổ chức dự kiến thực hiện để thống nhất quy trình, cách chuyển bản gốc và thứ tự công chứng.
Ủy quyền liên quan đến bất động sản có phải đến nơi có bất động sản không?
Luật Công chứng 2024 có ngoại lệ về địa hạt đối với văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện quyền đối với bất động sản. Dù vậy, cần mô tả đúng bản chất giao dịch và xác minh thẩm quyền tiếp nhận trong trường hợp cụ thể với tổ chức hành nghề công chứng.
Checklist này có thay thế danh mục hồ sơ chính thức không?
Không. Đây là công cụ tự rà soát trước khi liên hệ. Công chứng viên và đơn vị giải quyết thủ tục liên quan mới có thể hướng dẫn yêu cầu phù hợp với hồ sơ, giao dịch và thông tin được xuất trình thực tế.
CTA
Bạn đang chuẩn bị hồ sơ công chứng ủy quyền? Hãy sắp xếp giấy tờ theo ba nhóm: nhân thân – nội dung ủy quyền – căn cứ về tài sản hoặc quyền liên quan, sau đó ghi riêng các điểm chưa thống nhất.
Bạn có thể tham khảo nội dung hướng dẫn trên congchungcvn.com để chuẩn bị câu hỏi trước khi liên hệ. Trước khi ký hoặc sử dụng văn bản, hãy xác minh lại thành phần hồ sơ, quy trình, chi phí và yêu cầu thực tế với tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan tiếp nhận hoặc đơn vị có thẩm quyền.
Một bộ hồ sơ ủy quyền có đủ bản chụp chưa chắc đã sẵn sàng để công chứng. Những vướng mắc thường nằm ở chỗ thông tin giữa các giấy tờ không thống nhất, phạm vi ủy quyền chưa rõ, tài sản chưa được mô tả chính xác hoặc các bên chưa xác định đúng việc người được ủy quyền được phép làm.
Vì vậy, trước khi liên hệ tổ chức hành nghề công chứng, bạn nên tự kiểm tra hồ sơ theo ba lớp:
1. Ai ủy quyền cho ai?
2. Ủy quyền để thực hiện công việc gì?
3. Giấy tờ nào chứng minh người ủy quyền có quyền thực hiện công việc đó?
Bài viết này không thay thế việc kiểm tra nghiệp vụ của công chứng viên. Thành phần hồ sơ thực tế có thể thay đổi theo nội dung ủy quyền, tình trạng tài sản, chủ thể tham gia và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận thủ tục sau công chứng. Vì thế, người đọc luôn cần xác minh lại với tổ chức hành nghề công chứng và đơn vị có thẩm quyền liên quan.
1. Xác định đúng việc cần ủy quyền trước khi kiểm tra giấy tờ
Đừng bắt đầu bằng câu hỏi “cần mang giấy tờ gì?”. Hãy bắt đầu bằng việc mô tả chính xác kết quả mà bên ủy quyền muốn đạt được.
Ví dụ, “ủy quyền làm việc về nhà đất” còn quá rộng. Cần làm rõ người được ủy quyền sẽ:
- bổ sung và nhận hồ sơ;
- đơn hoặc ký biên bản;
- việc với cơ quan, tổ chức cụ thể;
- giấy tờ hoặc kết quả thủ tục;
- lý tài sản;
- thuê, thế chấp, chuyển nhượng hoặc thực hiện giao dịch khác;
- nghĩa vụ tài chính hoặc nhận tiền;
- ủy quyền lại hay không.
Mỗi nhóm công việc có thể dẫn đến yêu cầu khác nhau về nội dung văn bản và giấy tờ kèm theo. Nếu chưa xác định được phạm vi, bạn nên lập một danh sách các việc dự kiến rồi gửi trước cho tổ chức hành nghề công chứng để được hướng dẫn.
Câu hỏi tự kiểm tra
- việc ủy quyền có tên thủ tục cụ thể không?
- được ủy quyền chỉ nộp hồ sơ hay còn được ký văn bản?
- liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng không?
- phát sinh việc nhận tiền, bàn giao tài sản hoặc định đoạt tài sản không?
- quan tiếp nhận kết quả sau công chứng có biểu mẫu hoặc yêu cầu riêng không?
Việc trả lời rõ các câu hỏi này giúp tránh tình trạng văn bản đã công chứng nhưng phạm vi ủy quyền không phù hợp với thủ tục cần thực hiện.
2. Kiểm tra thông tin của bên ủy quyền và bên được ủy quyền
Theo Luật Công chứng 2024, hồ sơ đối với giao dịch soạn thảo sẵn có bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng. Khi thực hiện công chứng, công chứng viên có thể yêu cầu xuất trình bản chính để đối chiếu, trừ trường hợp thông tin đã được khai thác từ cơ sở dữ liệu theo quy định. Luật này có hiệu lực từ ngày 01/7/2025. [Xem Luật Công chứng số 46/2024/QH15](https://vanban.chinhphu.vn/?docid=212474&pageid=27160).
Khi tự rà soát, hãy đối chiếu từng dữ liệu sau:
- và tên;
- tháng, năm sinh;
- giấy tờ tùy thân;
- cấp và thông tin liên quan nếu dự thảo có ghi;
- chỉ cư trú hoặc địa chỉ liên hệ;
- tổ chức, mã số hoặc thông tin đăng ký nếu một bên là tổ chức;
- danh và căn cứ đại diện của người ký thay mặt tổ chức.
Nếu giấy tờ cũ và giấy tờ hiện tại thể hiện thông tin khác nhau, không nên tự sửa theo phỏng đoán. Hãy ghi lại điểm chênh lệch và hỏi tổ chức hành nghề công chứng cần bổ sung giấy tờ nào để nối thông tin.
Đối với tổ chức, cần đặc biệt kiểm tra người ký tham gia giao dịch là người đại diện theo pháp luật hay người đại diện theo ủy quyền. Hồ sơ có thể cần tài liệu chứng minh tư cách đại diện tùy trường hợp; yêu cầu cụ thể phải được xác nhận với tổ chức hành nghề công chứng.
3. Đối chiếu giấy tờ về tài sản hoặc quyền liên quan
Nếu việc ủy quyền liên quan đến tài sản, câu hỏi quan trọng không chỉ là “có giấy chứng nhận hay chưa” mà còn là “thông tin trên giấy tờ có khớp với chủ thể và nội dung ủy quyền không”.
Theo Điều 42 Luật Công chứng 2024, khi giao dịch liên quan đến tài sản phải đăng ký quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng, hồ sơ có thể bao gồm bản sao giấy chứng nhận, bản án, quyết định của Tòa án, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền về xử lý tài sản hoặc giấy tờ thay thế được pháp luật quy định. [Tham khảo nội dung Luật Công chứng 2024](https://datafiles.chinhphu.vn/cpp/files/vbpq/2025/01/luat46.pdf).
Bạn nên kiểm tra:
- người có quyền trên giấy tờ;
- điểm nhận diện tài sản;
- hiệu, số phát hành hoặc thông tin đăng ký;
- trạng đồng sở hữu;
- tin về vợ chồng nếu có liên quan;
- quyền mà người ủy quyền dự kiến giao cho người khác thực hiện;
- trang bổ sung, nội dung đính chính hoặc ghi nhận biến động;
- án, quyết định hoặc văn bản khác có ảnh hưởng đến quyền đối với tài sản.
Không nên kết luận tài sản đủ điều kiện giao dịch chỉ từ bản chụp. Tình trạng pháp lý và các giấy tờ cần thiết vẫn phải được công chứng viên kiểm tra; cơ quan đăng ký hoặc đơn vị giải quyết thủ tục sau đó cũng có thể có yêu cầu riêng.
4. Đọc dự thảo ủy quyền theo từng hành động cụ thể
Nếu đã có dự thảo, hãy đọc như người sẽ trực tiếp sử dụng văn bản, không chỉ đọc tên gọi của hợp đồng.
Phạm vi ủy quyền
Mỗi quyền nên gắn với một hành động có thể nhận biết, chẳng hạn “nộp hồ sơ”, “nhận kết quả”, “ký đơn” hoặc “làm việc với…”. Tránh dùng những cụm từ quá chung nếu các bên không thực sự muốn trao quyền rộng.
Đối tượng và nơi thực hiện
Kiểm tra tài sản, hồ sơ hoặc công việc đã được mô tả đủ để phân biệt hay chưa. Nếu dự kiến làm việc tại một cơ quan cụ thể, cần xác minh tên cơ quan theo cơ cấu và hướng dẫn đang áp dụng tại thời điểm nộp hồ sơ.
Quyền ký và quyền nhận
“Nộp hồ sơ” không tự động đồng nghĩa với “ký mọi giấy tờ” hoặc “nhận tiền”. Các bên cần xác định rõ từng quyền, sau đó đề nghị công chứng viên kiểm tra tính phù hợp.
Ủy quyền lại
Nếu các bên có nhu cầu cho phép người được ủy quyền tiếp tục ủy quyền cho người khác, cần nêu rõ để được tư vấn. Không nên tự thêm điều khoản nếu chưa hiểu điều kiện và hệ quả pháp lý.
Sửa đổi hoặc chấm dứt
Các bên nên hỏi trước cách xử lý nếu sau này muốn thay đổi phạm vi hoặc chấm dứt ủy quyền, nhất là khi không cùng có mặt tại một nơi.
5. Kiểm tra khả năng có mặt, ngôn ngữ và cách ký
Trước khi đặt lịch, cần xác định bên ủy quyền và bên được ủy quyền có thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng hay không.
Điều 57 Luật Công chứng 2024 quy định cách công chứng hợp đồng ủy quyền trong trường hợp hai bên không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng. Tuy nhiên, quy trình thực tế và việc luân chuyển bản gốc cần được xác nhận trước với các tổ chức hành nghề công chứng dự kiến tiếp nhận.
Ngoài ra, hãy thông báo sớm nếu có một trong các tình huống:
- tham gia không thông thạo tiếng Việt;
- tham gia không đọc, nghe, ký hoặc điểm chỉ được;
- tham gia gặp khó khăn trong việc đi lại;
- bên đang ở nước ngoài;
- tờ được cấp bằng tiếng nước ngoài;
- bên ký với tư cách đại diện cho tổ chức.
Luật Công chứng có quy định về người làm chứng, người phiên dịch, địa điểm công chứng và việc ký, điểm chỉ. Tuy nhiên, không phải mọi yêu cầu công chứng ngoài trụ sở đều được tiếp nhận theo cùng một cách. Hãy trình bày đúng hoàn cảnh và xác minh yêu cầu thực tế với tổ chức hành nghề công chứng.
6. Bảng quyết định trước khi liên hệ
| Tình trạng hồ sơ | Việc nên làm tiếp theo |
| Chưa xác định rõ người được ủy quyền sẽ làm gì | Liệt kê từng hành động và kết quả mong muốn |
| Thông tin nhân thân giữa các giấy tờ không khớp | Ghi rõ điểm chênh lệch, chuẩn bị giấy tờ liên quan và hỏi cách xử lý |
| Ủy quyền liên quan đến tài sản | Gom giấy tờ chứng minh quyền và các tài liệu về tình trạng tài sản |
| Tài sản có nhiều người cùng quyền | Xác định chủ thể tham gia; không tự kết luận ai có thể ủy quyền thay ai |
| Hai bên không thể đến cùng một nơi | Hỏi trước về phương án công chứng theo từng bên và yêu cầu đối với bản gốc |
| Có giấy tờ nước ngoài hoặc người không thông thạo tiếng Việt | Thông báo ngôn ngữ, nơi cấp giấy tờ và hỏi yêu cầu về dịch thuật, phiên dịch |
| Muốn ký thay, nhận tiền hoặc định đoạt tài sản | Yêu cầu rà soát kỹ từng quyền trong dự thảo |
| Chỉ có ảnh chụp giấy tờ | Hỏi rõ giấy tờ nào phải xuất trình bản chính hoặc được khai thác từ cơ sở dữ liệu |
| Chưa biết cơ quan sẽ tiếp nhận văn bản sau công chứng | Liên hệ cơ quan dự kiến giải quyết thủ tục để xác minh yêu cầu sử dụng |
7. Checklist kiểm tra hồ sơ công chứng ủy quyền ✅
Trước khi gọi điện hoặc gửi hồ sơ, bạn có thể đánh dấu:
- ] Đã mô tả rõ mục đích ủy quyền.
- ] Đã liệt kê từng công việc người được ủy quyền sẽ thực hiện.
- ] Đã kiểm tra thông tin nhân thân của các bên.
- ] Đã rà soát tư cách đại diện nếu có tổ chức tham gia.
- ] Đã gom giấy tờ về tài sản hoặc quyền liên quan.
- ] Đã đối chiếu tên chủ thể và thông tin tài sản.
- ] Đã kiểm tra tình trạng đồng sở hữu hoặc yếu tố vợ chồng nếu có.
- ] Đã đánh dấu các quyền nhạy cảm như ký giao dịch, nhận tiền, giao tài sản.
- ] Đã xác định hai bên có thể cùng đến hay không.
- ] Đã thông báo trước về ngôn ngữ, sức khỏe hoặc nhu cầu ngoài trụ sở.
- ] Đã chuẩn bị danh sách giấy tờ hiện có và giấy tờ còn thiếu.
- ] Đã xác minh yêu cầu của cơ quan sử dụng văn bản ủy quyền.
- ] Đã đề nghị tổ chức hành nghề công chứng xác nhận lại hồ sơ thực tế.
FAQ
Có thể gửi ảnh giấy tờ để kiểm tra trước không?
Bạn có thể hỏi tổ chức hành nghề công chứng về kênh tiếp nhận thông tin trước. Ảnh chụp có thể hỗ trợ rà soát ban đầu nhưng không mặc nhiên thay thế việc xuất trình giấy tờ theo yêu cầu khi công chứng.
Chưa có dự thảo hợp đồng ủy quyền thì có liên hệ được không?
Có thể trình bày nội dung và mục đích giao dịch để hỏi hướng dẫn. Luật Công chứng 2024 có quy định trường hợp công chứng viên soạn thảo giao dịch theo đề nghị. Phạm vi dịch vụ, tài liệu cần cung cấp và chi phí liên quan cần được xác minh trực tiếp.
Hai bên ở hai tỉnh khác nhau có công chứng hợp đồng ủy quyền được không?
Pháp luật có quy định trường hợp hai bên không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng. Các bên nên liên hệ trước với những tổ chức dự kiến thực hiện để thống nhất quy trình, cách chuyển bản gốc và thứ tự công chứng.
Ủy quyền liên quan đến bất động sản có phải đến nơi có bất động sản không?
Luật Công chứng 2024 có ngoại lệ về địa hạt đối với văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện quyền đối với bất động sản. Dù vậy, cần mô tả đúng bản chất giao dịch và xác minh thẩm quyền tiếp nhận trong trường hợp cụ thể với tổ chức hành nghề công chứng.
Checklist này có thay thế danh mục hồ sơ chính thức không?
Không. Đây là công cụ tự rà soát trước khi liên hệ. Công chứng viên và đơn vị giải quyết thủ tục liên quan mới có thể hướng dẫn yêu cầu phù hợp với hồ sơ, giao dịch và thông tin được xuất trình thực tế.
CTA
Bạn đang chuẩn bị hồ sơ công chứng ủy quyền? Hãy sắp xếp giấy tờ theo ba nhóm: nhân thân – nội dung ủy quyền – căn cứ về tài sản hoặc quyền liên quan, sau đó ghi riêng các điểm chưa thống nhất.
Bạn có thể tham khảo nội dung hướng dẫn trên congchungcvn.com để chuẩn bị câu hỏi trước khi liên hệ. Trước khi ký hoặc sử dụng văn bản, hãy xác minh lại thành phần hồ sơ, quy trình, chi phí và yêu cầu thực tế với tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan tiếp nhận hoặc đơn vị có thẩm quyền.