Con dấu là công cụ mà công chứng viên sử dụng để thực hiện nhiệm vụ công chứng của mình. Một con dấu công chứng được đóng trên một tài liệu cho thấy:

  • Công chứng viên được nhà nước ủy quyền thực hiện các nhiệm vụ công chứng.
  • Người ký kết đã hiện diện trước công chứng viên tại thời điểm công chứng.
  • Công chứng viên thực hiện các thủ tục bằng lời nói, và người ký kết xác nhận hoặc tuyên thệ về tính trung thực những gì họ đã ký.
  • Danh tính và năng lực của những người ký kết đã được xác minh.

Việc đóng dấu lỗi lên tài liệu có thể bị bên nhận từ chối và có thể gây ra tổn thất tài chính cho người khác. Hơn nữa, những kẻ xấu có thể lợi dụng con dấu công chứng để lừa đảo và yêu cầu công chứng viên thuê luật sư để chứng minh mình vô tội

Tổng Hợp Những Lưu Ý Về Con Dấu Công Chứng

luu-y-khi-su-dung-dau-cong-chung
Lưu ý khi sử dụng dấu công chứng

Cách sử dụng con dấu công chứng

Trong khi sử dụng dấu công chứng bạn hãy lưu ý trong quá trình đóng dấu và cố định tài liệu trên bề mặt bằng phẳng. Hãy giữ con dấu bằng các ngón tay, nhấn xuống và thả ra.

Kiểm tra xem dấu công chứng hiển thị tất cả các thông tin rõ ràng và có bất cứ thiếu sót nào hay không. Nếu không, cơ quan tiếp nhận có quyền từ chối tài liệu. Dấu ấn công chứng không được đè lên bất cứ văn bản nào trên tài liệu. Nếu không có đủ chỗ để đóng dấu, hãy chuẩn bị các con dấu có kích thước khác nhau và kiểm tra kỹ lưỡng trước khi dùng.

Cách sửa dấu ấn bị lỗi

Việc đóng dấu công chứng vào một tài liệu rất quan trọng. Dấu công chứng phải sắc nét và rõ ràng, không có vết nhòe hoặc một số thiếu sót khác. Nếu mờ quá, bạn có thể đóng dấu công chứng khác bên cạnh hoặc gần dấu ấn ban đầu (không đè lên, tránh đóng dấu lên lề của tài liệu). Việc cố dùng bút để sửa có thể coi là giả mạo và bị từ chối.

Cách thay mực con dấu công chứng 

Các con dấu công chứng bạn nên kiểm tra trước khi sử dụng xem có đủ mực hay không. Bình thường một con dấu công chứng có thể được sử dụng hàng nghìn lần trước khi thay mực. Nếu bạn không biết thay mực thì hãy xem hướng dẫn ở phần vỏ hộp để thay một cách dễ dàng. Đầu tiên bạn hãy tháo nắp và cho một ít vào ống mực, hoặc bạn có thể tháo và thêm một ít vào đệm mực. Sau đó bạn để mực ngấm trong vài phút trước khi dùng. Kiểm tra dấu công chứng,đổ thêm mực nếu cần và chắc chắn bạn dùng đúng màu mực. Như vậy bạn đã biết thay dấu công chứng rồi đó, việc còn lại của bạn là kiểm tra xem mực có đẹp hay không và bảo toàn con dấu không bị hỏng.

Cách bảo toàn con dấu công chứng đúng cách

Bảo toàn con dấu công chứng cũng quan trọng như việc sử dụng nó. Nếu bạn rơi vào tay kẻ xấu, con dấu có thể được sử dụng để lừa đảo và bạn sẽ bị đưa ra hầu tòa.

Cho dù ở đâu, đừng bao giờ bỏ quên con dấu công chứng (hoặc các vật dụng công chứng khác). Tuyệt đối không cho người khác mượn, kể cả bạn bè hoặc người thân trong gia đình vì bất kỳ lý do gì. Là một công chứng viên được ủy nhiệm, bạn phải tự chịu trách nhiệm về con dấu của chính mình.

Nhiều nơi có các quy định về cách bảo mật con dấu, bạn có thể tìm hiểu và tuân theo các nguyên tắc này. Nếu không có quy định như vậy, bạn nên cất giữ con dấu công chứng và các công cụ của mình trong két sắt hoặc ngăn kéo có ổ khóa.

Cách hủy bỏ con dấu công chứng đúng cách

Việc vứt bỏ một con dấu cũ hoặc để nó ở nơi làm việc cũ là không thể chấp nhận được. Bất kỳ ai cũng có thể tìm thấy và sử dụng nó để tạo ra các chứng từ hoặc giấy ủy quyền giả mạo. Vì tên của bạn có trên con dấu, bạn có thể bị buộc tội thực hiện công chứng giả. Điều này sẽ gây rắc rối cho bạn, làm mất thời gian, tiền bạc cũng như danh tiếng mà bạn xây dựng bấy lâu nay. 

Một cách để tiêu hủy con dấu công chứng là cắt nó ra. Nếu bạn có con dấu nổi, hãy tháo các miếng nhựa có khắc thông tin của bạn và cắt thành các miếng nhỏ.

Một số nơi yêu cầu hủy bỏ khi công chứng viên hết thời hạn hợp đồng công chứng , trong khi nơi khác yêu cầu nộp con dấu. Do đó, bạn tìm hiểu kỹ lưỡng luật công chứng nơi bạn sống để xử lý đúng cách.

Kết Luận

Trên đây là 4 lưu ý khi khi sử dụng dấu công chứng đúng cách để giúp bạn bảo quản con dấu tốt hơn trong quá trình sử dụng. Dịch Vụ Công Chứng CVN đang có chương trình tuyển dụng công chứng viên trên toàn quốc nên nếu bạn có nhu cầu thì hãy liên hệ ngay với chúng tôi để được hỗ trợ tư vấn 24/7.

Xem thêm các bài viết chia sẻ kinh nghiệm công chứng của chúng tôi: