4 bước xử lý hồ sơ
Trình tự có thể điều chỉnh theo loại giao dịch và tình trạng giấy tờ thực tế.
Tiếp nhận nhu cầu
Ghi nhận loại giao dịch, mục đích sử dụng và thời hạn mong muốn.
Rà soát giấy tờ
Đối chiếu thông tin, bản chính/bản sao và những nội dung cần bổ sung.
Thống nhất phương án
Trao đổi phạm vi, thời gian dự kiến và chi phí trước khi thực hiện.
Hoàn tất thủ tục
Bàn giao kết quả theo đúng kênh và mốc thời gian đã thống nhất.
Nhu cầu lập di chúc khác hồ sơ thừa kế
Di chúc thể hiện ý chí của người lập về tài sản của mình. Hồ sơ khai nhận hoặc thỏa thuận phân chia di sản thuộc một tình huống khác. Khi liên hệ, cần nói rõ người muốn lập di chúc còn trực tiếp trao đổi được hay gia đình đang tìm hướng xử lý di sản, để được dẫn đến đúng nhóm hồ sơ.
Thông tin về người lập và ý nguyện
Chuẩn bị thông tin nhận diện, cách liên hệ và các điểm người lập muốn trao đổi. Cần thể hiện rõ người được hưởng, tài sản liên quan và nội dung chưa chắc chắn. Không nên dùng một mẫu trên mạng để tự kết luận tính phù hợp; những tình huống về khả năng thể hiện ý chí, người làm chứng hoặc cách ký phải được người có chuyên môn xem xét.
Thông tin tài sản và người có liên quan
Lập danh sách tài sản dự kiến đề cập và giấy tờ đang có. Nếu có thông tin về sở hữu chung, quan hệ gia đình, tài sản đang có nghĩa vụ hoặc giấy tờ chưa thống nhất, cần nêu rõ để được hỏi bổ sung. Danh sách chuẩn bị ban đầu không thay thế việc kiểm tra quyền và điều kiện của từng trường hợp.
Những vấn đề nên hỏi trước buổi làm việc
Hỏi rõ người lập có cần trực tiếp có mặt, giấy tờ nào cần bản chính, nội dung nào cần trao đổi riêng và phương án khi cần hỗ trợ đọc hoặc ký. Nếu trước đây đã có di chúc, hãy nêu việc đó và hỏi cách xử lý phù hợp. Không tự sửa hay hủy một văn bản chỉ dựa trên hướng dẫn chung.
Giữ riêng thông tin và xác nhận phạm vi hỗ trợ
Chỉ chia sẻ thông tin cần thiết với đầu mối tiếp nhận. CVN hỗ trợ làm rõ nhu cầu và hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ; việc công chứng và đánh giá điều kiện do đơn vị có thẩm quyền thực hiện. Trước khi quyết định, cần xác nhận địa điểm, người tiếp nhận, tài liệu cần mang và các khoản phí dự kiến.
Bài đọc và nhóm liên quan
Checklist hồ sơ công chứng di chúc giúp sắp xếp thông tin trước khi liên hệ. Nếu đang xử lý di sản, xem nhóm công chứng thừa kế. Mẫu văn bản chỉ là tài liệu tham khảo, không thay thế việc rà hồ sơ cụ thể.
Gửi nhu cầu để được hướng dẫn theo hồ sơ. Khi liên hệ, hãy nêu mục đích sử dụng và những điểm chưa rõ để thống nhất phạm vi trước khi thực hiện.