4 bước xử lý hồ sơ
Trình tự có thể điều chỉnh theo loại giao dịch và tình trạng giấy tờ thực tế.
Tiếp nhận nhu cầu
Ghi nhận loại giao dịch, mục đích sử dụng và thời hạn mong muốn.
Rà soát giấy tờ
Đối chiếu thông tin, bản chính/bản sao và những nội dung cần bổ sung.
Thống nhất phương án
Trao đổi phạm vi, thời gian dự kiến và chi phí trước khi thực hiện.
Hoàn tất thủ tục
Bàn giao kết quả theo đúng kênh và mốc thời gian đã thống nhất.
Bạn đang cần bản sao hay bản dịch hộ chiếu?
Cụm từ “công chứng hộ chiếu” thường được dùng để hỏi nhiều nhu cầu khác nhau. Có người cần bản sao để nộp hồ sơ; có người cần dịch thông tin sang ngôn ngữ khác; cũng có hồ sơ cần cả hai. Hãy bắt đầu bằng yêu cầu của nơi tiếp nhận thay vì chỉ gọi tên dịch vụ.
Thông tin nên cung cấp trước
Nêu quốc gia cấp hộ chiếu, mục đích sử dụng, nơi nộp và số bản cần nhận. Cho biết hộ chiếu còn giữ bản chính hay chỉ có bản chụp. Nếu hồ sơ cần thông tin về thị thực, xuất nhập cảnh hoặc ghi chú bổ sung, cần hỏi nơi nhận xác định trang nào phải đưa vào, thay vì mặc định chỉ trang thông tin cá nhân.
Chuẩn bị bản chính và kiểm tra tính rõ ràng
Bản chụp có thể giúp đầu mối tiếp nhận nhận diện tài liệu, nhưng không mặc nhiên thay việc xuất trình hoặc đối chiếu bản chính. Hộ chiếu bị mờ, hư hỏng, thông tin thay đổi hoặc có trang bổ sung cần được thông báo trước. Cách xử lý phải được đơn vị tiếp nhận xác nhận theo trường hợp.
Hộ chiếu nước ngoài và ngôn ngữ
Với hộ chiếu nước ngoài, hãy xác định rõ có cần dịch nội dung hay không và ngôn ngữ nơi nhận yêu cầu. Không suy rằng một tài liệu có tiếng Anh là luôn được tiếp nhận nguyên trạng. Nếu có yêu cầu khác kèm theo, cần kiểm tra riêng; bản sao hay bản dịch không tự thay thế mọi thủ tục về tài liệu nước ngoài.
Cách trao đổi để tránh làm thừa giấy tờ
Gửi mô tả ngắn về hồ sơ và yêu cầu đã nhận. Chuyên viên sẽ làm rõ phần bản sao, phần dịch nếu có, số bản và cách nhận kết quả. Trước khi thực hiện, hãy xác nhận đầu mối có thẩm quyền, phí dự kiến và thời gian phù hợp với tài liệu thực tế. Không nên chốt kế hoạch nộp chỉ từ một bảng thời gian chung.
Chọn đúng nhánh
Nếu cần chuyển ngôn ngữ, xem dịch thuật công chứng hộ chiếu. Với hộ chiếu Trung Quốc, xem hướng dẫn bản sao và bản dịch hộ chiếu Trung Quốc. Dịch vụ này không phải cấp mới hoặc gia hạn hộ chiếu.
Gửi nhu cầu để được hướng dẫn theo hồ sơ. Khi liên hệ, hãy nêu mục đích sử dụng và những điểm chưa rõ để thống nhất phạm vi trước khi thực hiện.