4 bước xử lý hồ sơ
Trình tự có thể điều chỉnh theo loại giao dịch và tình trạng giấy tờ thực tế.
Tiếp nhận nhu cầu
Ghi nhận loại giao dịch, mục đích sử dụng và thời hạn mong muốn.
Rà soát giấy tờ
Đối chiếu thông tin, bản chính/bản sao và những nội dung cần bổ sung.
Thống nhất phương án
Trao đổi phạm vi, thời gian dự kiến và chi phí trước khi thực hiện.
Hoàn tất thủ tục
Bàn giao kết quả theo đúng kênh và mốc thời gian đã thống nhất.
Xác định phạm vi dịch hộ chiếu
Hãy hỏi nơi nhận cần dịch trang thông tin cá nhân, trang thị thực, trang ghi chú hay các trang có dấu liên quan. Phạm vi dịch ảnh hưởng đến thông tin đầu vào và cách kiểm tra tài liệu. Không nên tự cắt bỏ trang vì nhìn giống trang trống hoặc chỉ có một dấu.
Ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ sử dụng
Nêu rõ dịch sang tiếng Việt hay từ tiếng Việt sang ngôn ngữ khác. Với hộ chiếu có nhiều ngôn ngữ, cần xác định nội dung làm cơ sở đối chiếu. Hình thức xác nhận bản dịch và cơ quan thực hiện phải được kiểm tra theo mục đích nộp, không thể kết luận chỉ bằng quốc tịch của người mang hộ chiếu.
Đối chiếu tên, ngày và số hộ chiếu
Cần giữ nhất quán tên người, thứ tự họ tên, ngày tháng và số giấy tờ với hồ sơ nộp kèm. Nếu có tên phiên âm, tên từng dùng hoặc giấy tờ mới thay thế giấy tờ cũ, hãy thông báo trước. Không tự sửa cách ghi trên tài liệu nguồn; các khác biệt cần được nêu để chuyên viên hướng dẫn.
Tài liệu nên chuẩn bị
Chuẩn bị hộ chiếu và các trang liên quan rõ nét, yêu cầu của nơi nhận, số bản dịch cần sử dụng và thời hạn dự kiến. Cho biết tình trạng bản chính. Nếu dùng hộ chiếu cùng giấy tờ doanh nghiệp, học tập hoặc hộ tịch, có thể cần đối chiếu cách ghi tên giữa các tài liệu để tránh mâu thuẫn.
Phân biệt bản dịch với bản sao và thủ tục khác
Bản dịch chuyển nội dung giữa các ngôn ngữ; bản sao phục vụ nhu cầu về bản chụp theo yêu cầu. Các bước xác nhận hoặc sử dụng tài liệu nước ngoài cần được hỏi riêng. Không mặc định bản dịch hộ chiếu có thể dùng thay giấy tờ gốc hoặc được mọi cơ quan chấp nhận cho mọi mục đích.
Liên hệ đúng thông tin
CVN tiếp nhận mô tả nhu cầu và hướng dẫn các thông tin cần kiểm tra. Phạm vi công việc, đơn vị thực hiện, phí và thời gian dự kiến cần được thống nhất sau khi xem hồ sơ. Nếu hộ chiếu do Trung Quốc cấp, xem nhóm hộ chiếu Trung Quốc; nếu chỉ cần bản sao, xem nhóm công chứng/chứng thực hộ chiếu.
Gửi nhu cầu để được hướng dẫn theo hồ sơ. Khi liên hệ, hãy nêu mục đích sử dụng và những điểm chưa rõ để thống nhất phạm vi trước khi thực hiện.