4 bước xử lý hồ sơ
Trình tự có thể điều chỉnh theo loại giao dịch và tình trạng giấy tờ thực tế.
Tiếp nhận nhu cầu
Ghi nhận loại giao dịch, mục đích sử dụng và thời hạn mong muốn.
Rà soát giấy tờ
Đối chiếu thông tin, bản chính/bản sao và những nội dung cần bổ sung.
Thống nhất phương án
Trao đổi phạm vi, thời gian dự kiến và chi phí trước khi thực hiện.
Hoàn tất thủ tục
Bàn giao kết quả theo đúng kênh và mốc thời gian đã thống nhất.
Bắt đầu từ yêu cầu của nơi tiếp nhận
Một hồ sơ cần dịch để nộp tại Việt Nam có thể có yêu cầu khác hồ sơ gửi ra nước ngoài. Khi liên hệ, hãy nêu tên giấy tờ, nước cấp, nơi dự định sử dụng và nội dung hướng dẫn đã nhận. Nếu chưa rõ nơi nhận cần bản dịch, bản sao hay thủ tục khác, nên xác minh trước để tránh chuẩn bị thừa.
Dịch thuật, bản sao và bản dịch là ba nhu cầu cần phân biệt
Dịch thuật chuyển nội dung giữa các ngôn ngữ. Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ cần được xem xét theo yêu cầu đối chiếu bản chính của nơi tiếp nhận. Với cách gọi thông dụng “dịch thuật công chứng”, hình thức xác nhận bản dịch và đơn vị thực hiện cần được xác định theo loại tài liệu và quy định đang áp dụng; không mặc định mọi bản dịch đều có cùng giá trị sử dụng.
Các nhóm hồ sơ có thể trao đổi
Hồ sơ cá nhân gồm giấy tờ tùy thân, hộ tịch, học tập và các tài liệu liên quan đến mục đích nộp. Hồ sơ doanh nghiệp có thể gồm giấy tờ đăng ký, hợp đồng và tài liệu chuyên ngành. Mỗi nhóm cần thống nhất thuật ngữ, tên riêng và cách thể hiện số liệu; không suy từ một hồ sơ mẫu rằng các hồ sơ khác có cùng thành phần.
Thông tin nên chuẩn bị
Nêu ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích; loại giấy tờ; số trang cần dịch; số bản muốn nhận; mục đích và thời hạn dự kiến. Cho biết đang có bản chính, bản điện tử hay bản chụp. Chỉ gửi tài liệu qua kênh được chuyên viên hướng dẫn; với dữ liệu cá nhân, hãy hỏi rõ phần nào cần cung cấp trước.
Kiểm tra tên và nội dung trước khi thực hiện
Tên người, số giấy tờ, ngày tháng và tên cơ quan cần thống nhất với tài liệu liên quan. Khi có nhiều cách phiên âm hoặc phiên dịch tên đơn vị, hãy cung cấp cách ghi đã được dùng trong hồ sơ trước đó để đối chiếu. Những trang có dấu, ghi chú hoặc thông tin bổ sung cần được thông báo, thay vì tự bỏ khỏi phạm vi dịch.
Phạm vi hỗ trợ và chi phí
CVN tiếp nhận nhu cầu, hướng dẫn thông tin đầu vào và trao đổi phương án theo trường hợp. Trước khi thực hiện, cần xác nhận rõ phần dịch, phần xác nhận, đơn vị thực hiện, khoản phí và cách nhận kết quả. Thời gian dự kiến chỉ nên chốt sau khi kiểm tra tài liệu. Không có một mức phí hoặc thời hạn chung cho mọi ngôn ngữ và mọi hồ sơ.
Tìm đúng nhóm tài liệu
Dịch thuật công chứng hộ chiếu; tài liệu Trung Quốc. Với nhu cầu chuyên ngành, có thể tham khảo Dịch Tốt trong hệ thống CVN; hãy xác nhận rõ đầu mối tiếp nhận khi trao đổi.
Gửi nhu cầu để được hướng dẫn theo hồ sơ. Khi liên hệ, hãy nêu mục đích sử dụng và những điểm chưa rõ để thống nhất phạm vi trước khi thực hiện.