Là một nhà buôn bán hoặc cung cấp các loại dịch vụ cho khách hàng, bạn nên có hiểu biết nhất định về hóa đơn và mẫu hóa đơn để công việc của mình chính xác và bài bản nhất. Bài viết dưới đây cung cấp tới bạn một số thông tin về hóa đơn cũng như mẫu hóa đơn mới nhất hiện nay.

Hóa Đơn Là Gì?

Hóa đơn là một mẫu đơn mà người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ sử dụng để lập hóa đơn cho người mua hoặc khách hàng và yêu cầu thanh toán. Hóa đơn liệt kê các sản phẩm hoặc dịch vụ mà người mua hoặc khách hàng đã mua, giá của từng khoản và tổng số tiền phải trả.

Lập hóa đơn là điều cần thiết cho cả doanh nghiệp và người làm nghề tự do để hệ thống các khoản tài chính c  ủa họ. Hơn nữa, hóa đơn giúp cả người bán và người mua theo dõi các khoản thanh toán và số tiền còn nợ.

Khi người bán giao hàng cho người mua, họ sẽ thường gửi hóa đơn kèm theo các sản phẩm đã giao. Ngoài ra, người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ có thể gửi hóa đơn qua thư hoặc email hoặc giao hóa đơn tận nơi. Mẫu hóa đơn của chúng tôi có thể cho phép bạn thêm thông tin của mình và tạo sẵn một hóa đơn để gửi đi.

mau-hoa-don-minh-hoa
Hóa đơn là gì

Tại Sao Nên Sử Dụng Hóa Đơn Hoặc Mẫu Hóa Đơn?

Với tư cách là người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ, bạn nên tạo và gửi hóa đơn ngay sau khi người mua hoặc khách đã mua hàng, hoặc khi bạn vừa hoàn thành một dịch vụ. Hóa đơn giúp bạn nắm bắt tài chính và duy trì hồ sơ kế toán của mình.

Việc sử dụng hóa đơn và mẫu hóa đơn đã trở thành tiêu chuẩn trong hầu hết các ngành. Sử dụng mẫu đơn tiêu chuẩn có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian mỗi khi cần tạo một hóa đơn mới, cũng như giữ cho hồ sơ tài chính của bạn được nhất quán.

Nếu bạn là người bán hoặc nhà cung cấp dịch vụ, việc sử dụng hóa đơn sẽ mang lại các lợi ích:

  • Chính thức hóa yêu cầu thanh toán của bạn đến người mua hoặc khách hàng.
  • Giúp bạn theo dõi (các) khoản thanh toán của người mua hoặc khách hàng.
  • Giúp bạn duy trì hồ sơ tài chính.
  • Giúp bạn lập tài liệu và theo dõi doanh số bán hàng.
  • Giúp người mua ghi lại giao dịch mua trong hồ sơ của họ.
  • Ghi nhận doanh thu của bạn cho mục đích thuế.
  • Bảo vệ bạn về mặt pháp lý (Ví dụ: Nếu người mua từ chối thanh toán, bạn có thể dùng hóa đơn này).

Mã Số Hóa Đơn

Mã số hóa đơn là gì?

Số hóa đơn là số nhận dạng độc nhất chỉ định cho hóa đơn để có thể theo dõi các giao dịch và thanh toán. Số hóa đơn còn được gọi là ID hóa đơn. Số hóa đơn chỉ nên có số, chỉ có chữ cái hoặc kết hợp cả hai.

Mã số hóa đơn là một phần cực kỳ quan trọng của hóa đơn, vì chúng xác định một giao dịch mua cụ thể với khoản thanh toán tương ứng từ khách hàng.

Làm cách nào để tạo mã số hóa đơn?

Bạn có thể tạo mã số hóa đơn cho hóa đơn của mình theo nhiều cách. Bất kể là phương pháp đánh số nào, điều quan trọng là phải làm cho các mã số của mỗi hóa đơn đều khác nhau. Thông thường, các nhà thầu và doanh nghiệp nhỏ sẽ đánh số hóa đơn theo thứ tự số hoặc theo thứ tự thời gian.

Thứ tự số: Nếu bạn chọn đánh số hóa đơn theo số thứ tự, hãy chỉ định hóa đơn đầu tiên của bạn với một số bất kỳ, chẳng hạn như 1000000. Sau đó, số của hóa đơn tiếp theo sẽ theo dãy số. Trong trường hợp này, số tiếp theo sẽ là 1000001.

Thứ tự thời gian: Nếu bạn chọn đánh số hóa đơn theo thứ tự thời gian, hãy chèn ngày của hóa đơn vào số hóa đơn cùng với một dãy số thứ tự. Ví dụ: Nếu bạn đã lập hóa đơn cho khách hàng vào ngày 5 tháng 9 năm 2021, thì số hóa đơn có thể là 20210905-01.

Ngoài ra, bạn có thể chọn đưa số khách hàng đã được chỉ định vào đầu số hóa đơn và phân tách bằng dấu gạch ngang. Việc thêm vào số khách hàng có thể giúp bạn dễ dàng xác định hóa đơn cho các khách hàng khác nhau của mình.

Bạn có thể bao gồm chữ cái trong mã số hóa đơn để giúp bạn sắp xếp và xác định khách hàng, đơn đặt hàng và các dự án.

Một Số Vấn Đề Khác Liên Quan Tới Hóa Đơn

Hóa đơn có giống với biên lai không?

Không, chúng không giống nhau. Hóa đơn cho phép bạn yêu cầu thanh toán, còn biên lai bán hàng đóng vai trò như bằng chứng của việc thanh toán.

Nếu bạn cần bằng chứng của việc thanh toán khi bán hoặc mua một mặt hàng, hãy sử dụng Giấy bán hàng.

Làm cách nào để tạo hóa đơn?

Tạo hóa đơn rất dễ dàng khi bạn sử dụng mẫu có sẵn. Biểu mẫu của chúng tôi cho phép bạn tạo một hóa đơn hoặc một mẫu đơn có thể tái sử dụng, cả hai đều có thể được tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp bạn.

Khi tạo hóa đơn, bạn cần bao gồm một số hoặc tất cả các thông tin sau:

  • Mã số hóa đơn.
  • Số lượng đơn đặt hàng.
  • Ngày đặt hàng (ngày khách hàng tạo đơn đặt hàng).
  • Thông tin vận chuyển, bao gồm địa chỉ giao hàng, phương thức vận chuyển, trọng lượng của gói hàng và số lượng kiện hàng được vận chuyển.
  • Thông tin chi tiết về người bán và người mua, chẳng hạn như tên và địa chỉ của họ.
  • Thông tin thuế bán hàng.
  • Chi tiết mặt hàng, bao gồm tên, mô tả, giá và số lượng của mặt hàng.
  • Thông tin vận chuyển và giao hàng (nếu có).
  • Thông tin bảo hiểm.

Nếu bạn là nhà cung cấp dịch vụ không bán hàng hóa, hóa đơn của bạn có thể không cần những thứ như số đơn đặt hàng. Nếu bạn bán hoặc vận chuyển hàng hóa, hóa đơn của bạn có thể bao gồm thông tin bổ sung, chẳng hạn như số đơn đặt hàng và thông tin giao hàng.

Sử dụng thuế bán hàng nào trong hóa đơn?

Ở hầu hết các bang sẽ áp dụng thuế bán hàng tại bang ở nơi nhận hàng. Tuy nhiên, ở một số tiểu bang sẽ áp dụng thuế bán hàng của người bán.

Người mua hoặc khách hàng nên tham khảo ý kiến ​​của các cơ quan có thẩm quyền trong khu vực pháp lý của họ để xác nhận các yêu cầu thu thuế bán hàng, đặc biệt là khi giao dịch liên quan đến nhiều khu vực pháp lý.

Nên lưu trữ hóa đơn đã thanh toán trong bao lâu?

Hãy lưu trữ hóa đơn của khách hàng sau khi họ đã thanh toán trong ít nhất ba năm. Việc làm này sẽ hữu ích cho các mục đích thuế. Ngoài ra, nếu cần, bạn có thể tham khảo các hóa đơn trước đây để theo dõi tài chính của mình.

Giữ lại các hóa đơn đã thanh toán cũng có thể mang lại lợi ích cho khách hàng của bạn, phòng khi họ làm mất hóa đơn và yêu cầu cung cấp một bản sao cho hồ sơ của họ. Nếu bạn lưu giữ hóa đơn trong nhiều năm thì bạn có thể giúp bất kỳ khách hàng nào yêu cầu hóa đơn trong quá khứ từ bạn.

Mẫu Hóa Đơn Mới Nhất

mau-hoa-don
Mẫu hóa đơn mới nhất

Bạn có thể tải ngay mẫu hóa đơn mới nhất tại đây!

Những Tài Liệu Liên Quan

  • Giấy bán hàng: Chuyển quyền sở hữu một mặt hàng từ người bán sang người mua.
  • Thỏa thuận bán hàng: Phác thảo các điều khoản của giao dịch, trong đó, người bán hứa sẽ bán thứ gì đó mà người mua hứa sẽ mua.
  • Thỏa thuận dịch vụ: Phác thảo các điều khoản của dịch vụ giữa một nhà cung cấp dịch vụ với khách hàng.
  • Thỏa thuận người lao động độc lập: Phác thảo các điều khoản của mối quan hệ làm việc giữa người lao động độc lập với khách hàng.

Trong bài viết trên đây, Công chứng CVN đã cung cấp một số thông tin khái quát nhất về mẫu Hóa đơn mới nhất hiện nay. Ngoài ra, chúng tôi cũng cung cấp nhiều mẫu giấy tờ khác theo quy định của pháp luật hiện hành trên trang web của Công chứng CVN.

Nếu bạn đọc có bất kì thắc mắc nào liên quan đến vấn đề trên hãy liên hệ ngay với chúng tôi – Công chứng CVN để được hỗ trợ nhanh và chính xác nhất.

✅ Công Chứng Mua Bán ⭕ Nhà đất, căn hộ, ô tô, xe máy,...
✅ Công Chứng Sang Tên ⭐ Xe máy, ô tô, sổ đỏ,...
✅ Công Chứng Ủy Quyền ⭕ Thay mặt, bảo hộ bảo lãnh, nhận hồ sơ,...
✅ Công Chứng Hợp Đồng ⭐ Mua bán, bàn giao tài sản, cho tặng,...
✅ Công Chứng Di Chúc ⭕ Thảo thuận, cam kết tài sản riêng,...
✅ Dịch Thuật Công Chứng ⭕ Tất cả các loại giấy tờ, hồ sơ